تتعدد طرق التنفيذ
يتبع الموظفون خطوات مختلفة لمعالجة الطلب نفسه أو الموافقة نفسها أو نقل العمل نفسه إلى الفريق التالي.
رسم العمليات وتوثيقها
للفرق التي تنفذ فيها العملية نفسها بطرق مختلفة، أو تبقى فيها المسؤوليات في أذهان الأفراد، أو تبدأ فيها تغييرات الأنظمة قبل الاتفاق على نموذج تشغيلي واضح.
متى تناسبك هذه الخدمة
إذا لم تكن العملية محددة، فعادة ما يؤدي إضافة مزيد من الأشخاص أو البرامج إلى إضافة طريقة جديدة للعمل، لا إلى حل المشكلة.
يتبع الموظفون خطوات مختلفة لمعالجة الطلب نفسه أو الموافقة نفسها أو نقل العمل نفسه إلى الفريق التالي.
تعود الحالات الاعتيادية إلى المؤسسين أو المديرين لأن الصلاحيات وقواعد التصعيد غير واضحة.
لا تعكس مراحل نظام إدارة العملاء أو لوحات العمل أو التقارير الطريقة الفعلية التي تتحرك بها العملية.
ما الذي ستحصل عليه
نوثق الوضع الحالي، ونتفق على الوضع المستهدف، ثم نجهز القواعد والمواد العملية اللازمة لتشغيله.
خرائط BPMN 2.0 عالية المستوى، ومتكاملة من البداية إلى النهاية، وتفصيلية للعملية المشمولة.
الأدوار وصلاحيات القرار والموافقات ومسارات التصعيد والمخاطر ومؤشرات الأداء واتفاقيات مستوى الخدمة ومسؤولو البيانات.
إجراءات التشغيل القياسية والسياسات والنماذج وقوائم التحقق أو الأدلة المطلوبة عند تنفيذ العمل.
تغييرات مرتبة حسب الأولوية، مع النتائج المتوقعة والمسؤولين والحالة والخطوات التالية والملفات المصدر القابلة للتحرير.
كيف نعمل
نبني التصميم على المقابلات والأدلة والمراجعة مع الأشخاص الذين ينفذون العملية ويتحملون مسؤوليتها.
نقابل الأشخاص الذين ينفذون العمل ونراجع الأنظمة والوثائق والاستثناءات التي يستخدمونها فعليا.
نوثق التسلسل الحالي والمسؤولين والقرارات والضوابط والتأخيرات والبيانات والحلول المؤقتة.
نتفق على سير العمل المستقبلي والمسؤوليات والمقاييس والوثائق ومتطلبات الأنظمة.
نحسم القرارات المفتوحة، ونرتب التحسينات حسب الأولوية، ونسلم الملفات القابلة للتحرير إلى الفريق المسؤول.
ما الذي سيتغير
يحصل الفريق على نموذج تشغيلي واحد، وتبدأ أعمال الأنظمة اللاحقة من متطلبات واضحة بدلا من التفضيلات الشخصية.
طرق مختلفة لتنفيذ العمل نفسه
عملية واحدة معتمدة ومسؤولون محددون
الأسئلة الاعتيادية تعود إلى الإدارة
قواعد القرار والتصعيد توجه الفريق
تغييرات الأنظمة تبدأ من التفضيلات
يعمل فريق التنفيذ وفق متطلبات ومعايير قبول واضحة
قبل أن تبدأ
لا. يمكننا البدء بعملية واحدة أو مجال تشغيلي واحد يسبب فيه الاختلاف أو التأخير أو إعادة العمل أو الاعتماد على الإدارة مشكلة واضحة.
ليس بالضرورة. نحدد العملية أولا، ثم نقيّم ما إذا كانت الأدوات التي تستخدمونها حاليا قادرة على دعم الوضع المستهدف المعتمد.
نحتاج إلى الأشخاص الذين ينفذون العمل، ومالك العملية القادر على اتخاذ القرارات، ومسؤولي الأنظمة أو البيانات ذوي الصلة.
تحصلون على ملفات العمليات القابلة للتحرير والوثائق والمتطلبات وقائمة التحسينات المتفق عليها ضمن نطاق المشروع.
الخطوة التالية
سنراجع المشكلة والأشخاص المعنيين والنتيجة المطلوبة قبل أن نوصي بنطاق عمل مناسب.