رسم العمليات وتوثيقها

حدد العملية قبل أن توسع نطاقها.

للفرق التي تنفذ فيها العملية نفسها بطرق مختلفة، أو تبقى فيها المسؤوليات في أذهان الأفراد، أو تبدأ فيها تغييرات الأنظمة قبل الاتفاق على نموذج تشغيلي واضح.

متى تناسبك هذه الخدمة

ابدأ هنا عندما لا يملك الفريق عملية متفقا عليها.

إذا لم تكن العملية محددة، فعادة ما يؤدي إضافة مزيد من الأشخاص أو البرامج إلى إضافة طريقة جديدة للعمل، لا إلى حل المشكلة.

01

تتعدد طرق التنفيذ

يتبع الموظفون خطوات مختلفة لمعالجة الطلب نفسه أو الموافقة نفسها أو نقل العمل نفسه إلى الفريق التالي.

02

تصعد القرارات إلى الإدارة

تعود الحالات الاعتيادية إلى المؤسسين أو المديرين لأن الصلاحيات وقواعد التصعيد غير واضحة.

03

تبتعد الأدوات عن واقع العمل

لا تعكس مراحل نظام إدارة العملاء أو لوحات العمل أو التقارير الطريقة الفعلية التي تتحرك بها العملية.

ما الذي ستحصل عليه

نموذج تشغيلي يستطيع فريقك استخدامه والمحافظة عليه.

نوثق الوضع الحالي، ونتفق على الوضع المستهدف، ثم نجهز القواعد والمواد العملية اللازمة لتشغيله.

هيكل العمليات

خرائط BPMN 2.0 عالية المستوى، ومتكاملة من البداية إلى النهاية، وتفصيلية للعملية المشمولة.

المسؤوليات والضوابط

الأدوار وصلاحيات القرار والموافقات ومسارات التصعيد والمخاطر ومؤشرات الأداء واتفاقيات مستوى الخدمة ومسؤولو البيانات.

وثائق العمل

إجراءات التشغيل القياسية والسياسات والنماذج وقوائم التحقق أو الأدلة المطلوبة عند تنفيذ العمل.

قائمة التحسينات

تغييرات مرتبة حسب الأولوية، مع النتائج المتوقعة والمسؤولين والحالة والخطوات التالية والملفات المصدر القابلة للتحرير.

كيف نعمل

من واقع العمل إلى طريقة عمل معتمدة.

نبني التصميم على المقابلات والأدلة والمراجعة مع الأشخاص الذين ينفذون العملية ويتحملون مسؤوليتها.

  1. 01

    فهم الواقع

    نقابل الأشخاص الذين ينفذون العمل ونراجع الأنظمة والوثائق والاستثناءات التي يستخدمونها فعليا.

  2. 02

    رسم الوضع الحالي

    نوثق التسلسل الحالي والمسؤولين والقرارات والضوابط والتأخيرات والبيانات والحلول المؤقتة.

  3. 03

    تصميم الوضع المستهدف

    نتفق على سير العمل المستقبلي والمسؤوليات والمقاييس والوثائق ومتطلبات الأنظمة.

  4. 04

    الاعتماد والتسليم

    نحسم القرارات المفتوحة، ونرتب التحسينات حسب الأولوية، ونسلم الملفات القابلة للتحرير إلى الفريق المسؤول.

ما الذي سيتغير

ما الذي يتغير بعد تحديد العملية.

يحصل الفريق على نموذج تشغيلي واحد، وتبدأ أعمال الأنظمة اللاحقة من متطلبات واضحة بدلا من التفضيلات الشخصية.

قبل

طرق مختلفة لتنفيذ العمل نفسه

بعد

عملية واحدة معتمدة ومسؤولون محددون

قبل

الأسئلة الاعتيادية تعود إلى الإدارة

بعد

قواعد القرار والتصعيد توجه الفريق

قبل

تغييرات الأنظمة تبدأ من التفضيلات

بعد

يعمل فريق التنفيذ وفق متطلبات ومعايير قبول واضحة

قبل أن تبدأ

أسئلة قبل رسم العملية

هل نحتاج إلى رسم عمليات الشركة بالكامل؟

لا. يمكننا البدء بعملية واحدة أو مجال تشغيلي واحد يسبب فيه الاختلاف أو التأخير أو إعادة العمل أو الاعتماد على الإدارة مشكلة واضحة.

هل نحتاج إلى برنامج جديد؟

ليس بالضرورة. نحدد العملية أولا، ثم نقيّم ما إذا كانت الأدوات التي تستخدمونها حاليا قادرة على دعم الوضع المستهدف المعتمد.

من يجب أن يشارك؟

نحتاج إلى الأشخاص الذين ينفذون العمل، ومالك العملية القادر على اتخاذ القرارات، ومسؤولي الأنظمة أو البيانات ذوي الصلة.

ما الذي نملكه عند انتهاء المشروع؟

تحصلون على ملفات العمليات القابلة للتحرير والوثائق والمتطلبات وقائمة التحسينات المتفق عليها ضمن نطاق المشروع.

الخطوة التالية

ابدأ بالعملية التي تسبب أكبر قدر من إعادة العمل.

سنراجع المشكلة والأشخاص المعنيين والنتيجة المطلوبة قبل أن نوصي بنطاق عمل مناسب.

احجز مراجعة للعمليات